Порядок реалізації комунікаційної політики Носівської міської ради та її виконавчих органів

Порядок реалізації комунікаційної політики Носівської міської ради та її виконавчих органів

Додаток до рішення виконавчого комітету від 09.07.2026 року № 175

Загальні положення

1.1. Мета

Комунікаційна політика Носівської міської ради визначає єдині принципи, правила та механізми здійснення внутрішньої та зовнішньої комунікації, забезпечує відкритість діяльності органу місцевого самоврядування, підвищує рівень довіри громадськості та сприяє формуванню позитивного іміджу територіальної громади.

Метою цього Порядку є встановлення єдиних стандартів офіційної комунікації Носівської міської ради (далі – Ради) та її виконавчих органів, забезпечення відкритого, своєчасного та достовірного інформування громадян, визначення відповідальних осіб та процедур взаємодії між структурними підрозділами виконавчого апарату Ради, її виконавчими органами, забезпечення ефективної комунікації у повсякденній діяльності та під час кризових ситуацій, формування єдиного інформаційного простору Ради.

1.2. Цілі комунікації

Комунікаційна діяльність Ради спрямована на забезпечення права громадян на доступ до публічної інформації, своєчасне інформування населення про діяльність Ради, виконавчого комітету, структурних підрозділів апарату ради, виконавчих органів, підвищення відкритості та прозорості діяльності органу місцевого самоврядування, формування довіри до місцевої влади, забезпечення єдиної офіційної позиції Ради, популяризацію досягнень громади, реалізованих проєктів та ініціатив, залучення громадськості до процесів прийняття рішень, підтримку партнерських відносин із міжнародними організаціями, органами влади, бізнесом та громадським сектором, оперативне інформування населення під час надзвичайних або кризових ситуацій.

1.3. Завдання

Для досягнення визначених цілей здійснюються такі завдання:

• організація системної інформаційної роботи;
• підготовка та поширення офіційної інформації;
• інформаційний супровід діяльності міського голови, заступників міського голови, секретаря ради, виконавчого комітету, депутатського корпусу, структурних підрозділів виконавчого апарату та виконавчих органів Носівської міської ради;
• ведення офіційного вебсайту та сторінок у соціальних мережах;
• організація взаємодії із медіа;
• забезпечення єдиного стилю офіційних повідомлень;
• проведення інформаційних кампаній;
• фото- та відеофіксація офіційних заходів;
• моніторинг інформаційного простору;
• протидія поширенню недостовірної інформації тощо.

1.4. Принципи комунікації

Комунікація грунтується на таких принципах:

• Відкритості – забезпечення вільного доступу громадян до інформації про діяльність Ради, створення умов для діалогу та зворотного зв’язку.
• Прозорості – чітке висвітлення процесів прийняття рішень, пояснення мотивів та наслідків ухвалених рішень.
• Достовірності – поширення лише перевіреної та підтвердженої інформації, уникнення маніпуляцій та перекручень.
• Своєчасності – оперативне інформування громадськості про важливі події, рішення та зміни.
• Доступності інформації – використання зрозумілої мови, зручних форматів та каналів комунікації, врахування потреб різних груп населення.
• Законності – дотримання чинного законодавства України у сфері інформаційної діяльності та комунікацій.
• Неупередженості – уникнення дискримінації, політичної чи особистої заангажованості у поширюванні інформації.
• Професійності – дотримання високих стандартів комунікаційної діяльності, використання сучасних методів та інструментів.
• Системності – узгодженість усіх комунікаційних заходів, їхня послідовність та стратегічна спрямованість.
• Відповідальності за поширювану інформацію – усвідомлення наслідків комунікаційних дій та готовність виправляти помилки.
• Поваги до громадян – врахування думки суспільства, коректність у висловлюваннях, орієнтація на потреби людей.
• Етичності спілкування – дотримання норм етики, культури мовлення та взаємної поваги у всіх формах комунікації.

Цільові аудиторії, партнери та стейкхолдери

2.1. Внутрішні аудиторії

До внутрішніх аудиторій належать: міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керівники виконавчих органів, депутати міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, установ, організацій та закладів.

2.2. Зовнішні аудиторії

До зовнішніх аудиторій належать жителі Носівської міської територіальної громади, внутрішньо переміщені особи, громадські організації, волонтерські організації, медіа, потенційні інвестори, донори, міжнародні партнери.

2.3. Партнери та стейкхолдери

Основними партнерами є центральні органи виконавчої влади, обласна та районна військові адміністрації, органи місцевого самоврядування, міжнародні організації, благодійні фонди, донорські організації, навчальні заклади, бізнес, громадські об'єднання, правоохоронні органи, аварійно-рятувальні служби.

Ключові повідомлення, канали та інструменти комунікації

3.1. Ключові повідомлення

Ключові повідомлення повинні бути, достовірними, зрозумілими, короткими, актуальними, орієнтованими на потреби цільової аудиторії.

Основні тематичні напрями: рішення міської ради, діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів, бюджет громади, розвиток інфраструктури, освіта, медицина, соціальний захист, безпека, міжнародне співробітництво, грантові проекти, відновлення громади, культурне життя, молодіжна політика, спорт, цивільний захист та інше.

3.2. Канали комунікації

Основними офіційними каналами є:

• –      офіційний вебсайт Ради
• –      офіційна сторінка громади у Facebook
• –      сторінка «Життя громади»
• –      друкований бюлетень «Життя громади» (виходить раз в місяць, розповсюджується безкоштовно в межах громади).
• –      офіційні сторінки в Фейсбук Носівського міського голови;
• –      офіційні сторінки виконавчих органів та комунальних установ, закладів;
• –      електронна пошта;
• –      інформаційні стенди;
• –      публічні консультації;
• –      громадські слухання;
• –      брифінги;
• –      зустрічі з громадськістю.

3.3. Інструменти комунікації

Використовуються пресрелізи, новини, офіційні повідомлення, інформаційні довідки, фото, інфографіку, презентації, друковану продукцію, опитування, інформаційні кампанії.

Пресреліз

4.1.Підготовка та процес створення пресрелізу

Підставою для підготовки пресрелізу є подія, рішення, захід, проєкт, офіційна інформація або інша суспільно важлива інформація, що стосується діяльності Носівської міської ради, її виконавчих органів, комунальних підприємств, установ та організацій.

Ініціатором підготовки пресрелізу є структурний підрозділ виконавчого апарату міської ради, виконавчий орган міської ради, комунальне підприємство, установа чи організація, до компетенції яких належить відповідний напрям діяльності.

Ініціатор забезпечує підготовку та надання відповідальному за комунікацію працівнику або структурному підрозділу інформаційних матеріалів, що мають містити:

• короткий опис події або рішення;
• дату, місце та час проведення (за потреби);
• мету, основні результати або очікувані наслідки;
• прізвища, імена, посади учасників (за необхідності);
• фото-, відеоматеріали або інші ілюстративні матеріали (за наявності);
• контактну особу для уточнення інформації.

Відповідальний за комунікацію:

• опрацьовує отримані матеріали;
• перевіряє їх достовірність, повноту та відповідність вимогам законодавства і цієї Комунікаційної політики;
• готує текст пресрелізу в єдиному стилі офіційних комунікацій.

4.2. Процес погодження т оприлюднення

За необхідності проєкт пресрелізу погоджується із керівником структурного підрозділу, який є ініціатором інформації, а також із секретарем міської ради, міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету або іншою уповноваженою особою відповідно до розподілу повноважень.

Після погодження пресреліз оприлюднюється на офіційному вебсайті Носівської міської ради, офіційних сторінках у соціальних мережах та/або надсилається засобам масової інформації чи іншим цільовим аудиторіям залежно від мети комунікації.

У разі виявлення неточностей після оприлюднення відповідальний за комунікацію невідкладно вносить необхідні уточнення або публікує виправлену інформацію із зазначенням факту її оновлення.

Робота у кризових ситуаціях

5.1. Загальні положення

Кризова ситуація – це подія, сукупність подій або інформаційний привід, що можуть становити загрозу життю чи здоров'ю людей, безпеці громади, безперервності діяльності Носівської міської ради та її виконавчих органів, суттєво впливати на репутацію органу місцевого самоврядування або викликати значний суспільний резонанс і потребують оперативного, скоординованого та достовірного інформування громадськості.

До кризових ситуацій можуть належати:

• надзвичайні ситуації природного або техногенного характеру;
• наслідки воєнних дій, ракетних або дронових атак, загрози безпеці населення;
• аварії на об'єктах критичної інфраструктури, перебої у наданні життєво важливих послуг;
• випадки загибелі, травмування чи масового звернення громадян, пов'язані з діяльністю органу місцевого самоврядування;
• поширення недостовірної інформації або дезінформації, що може викликати суспільне занепокоєння;
• інші події, які потребують невідкладної офіційної комунікації.

5.2. Основні принципи кризової комунікації

Під час кризових ситуацій Носівська міська рада та її виконавчі органи забезпечують комунікацію на засадах:

• оперативності;
• достовірності;
• відкритості;
• єдності офіційної позиції;
• регулярності оновлення інформації;
• дотримання вимог законодавства щодо інформації з обмеженим доступом, персональних даних та державної таємниці.

5.3. Організація кризової комунікації

У разі виникнення кризової ситуації структурний підрозділ або виконавчий орган, який першим отримав інформацію про подію, невідкладно повідомляє міського голову, заступників міського голови відповідно до розподілу обов’язків, керуючого справами виконавчого комітету та відповідального за комунікацію.

Відповідальний за комунікацію забезпечує:

• збір та уточнення офіційної інформації;
• взаємодію зі структурними підрозділами та іншими органами, які беруть участь у ліквідації наслідків події;
• підготовку офіційних повідомлень;
• організацію їх поширення через офіційні канали комунікації;
• моніторинг інформаційного простору щодо поширення офіційної інформації та виявлення недостовірних повідомлень.

Під час кризової ситуації всі структурні підрозділи та виконавчі органи забезпечують своєчасне надання відповідальному за комунікацію достовірної та актуальної інформації в межах своєї компетенції.

5.4. Офіційні повідомлення під час кризової ситуації

Офіційні повідомлення повинні містити лише перевірену інформацію, отриману з офіційних джерел.

Якщо на момент підготовки повідомлення окремі обставини ще встановлюються, про це зазначається без припущень, оцінок або поширення непідтверджених відомостей.

У разі появи нової підтвердженої інформації офіційні повідомлення оновлюються у найкоротший строк.

Якщо виявлено помилки або неточності в оприлюдненій інформації, відповідальний за комунікацію забезпечує їх оперативне виправлення із зазначенням факту оновлення інформації.

5.5. Офіційні канали комунікації

Інформування громадськості під час кризової ситуації здійснюється через:

• офіційний вебсайт Носівської міської ради;
• офіційні сторінки у соціальних мережах;
• офіційні повідомлення для засобів масової інформації;
• інші канали комунікації, визначені міським головою або уповноваженою ним особою.

5.6. Особливості комунікації в умовах воєнного стану

Під час дії правового режиму воєнного стану інформаційна діяльність здійснюється з урахуванням вимог законодавства України, рішень військового командування, обласної військової адміністрації, районної військової адміністрації та інших уповноважених органів.

Забороняється оприлюднювати інформацію, яка може:

• розкрити місця розташування військових об'єктів, підрозділів або техніки;
• завдати шкоди обороні чи безпеці держави;
• перешкодити роботі сил безпеки, оборони або аварійно-рятувальних служб;
• містити іншу інформацію, поширення якої обмежене законодавством.

Відповідальні виконавці

Координацію реалізації комунікаційної політики забезпечує визначений структурний підрозділ або відповідальна посадова особа, на яку покладено функції організації та координації комунікаційної діяльності.

Відповідальний за комунікацію:

• координує інформаційну взаємодію між структурними підрозділами, виконавчими органами, комунальними підприємствами, установами та організаціями;
• забезпечує підготовку та поширення офіційної інформації;
• адмініструє офіційні канали комунікації;
• організовує взаємодію із засобами масової інформації, громадськістю, партнерами та іншими заінтересованими сторонами;
• здійснює моніторинг інформаційного простору та аналіз ефективності комунікацій;
• надає методичну допомогу структурним підрозділам щодо підготовки інформаційних матеріалів.
• Керівники структурних підрозділів виконавчого апарату міської ради, виконавчих органів, комунальних підприємств, установ та організацій у межах своїх повноважень:
• забезпечують своєчасне надання достовірної, повної та актуальної інформації для підготовки офіційних повідомлень;
• відповідають за достовірність інформації, що надається для оприлюднення;
• сприяють реалізації комунікаційної політики та взаємодіють із відповідальним за комунікацію;
• забезпечують дотримання єдиних підходів до офіційних комунікацій.

Дедлайни та принципи взаємодії

7.1. Дедлайни

Інформація для підготовки пресрелізу подається відповідальному за комунікацію:

• не пізніше ніж за один робочий день до запланованого заходу (для анонсів);
• не пізніше наступного робочого дня після проведення заходу або прийняття рішення (для інформаційних повідомлень);
• невідкладно — у разі виникнення надзвичайних ситуацій, кризових подій або необхідності оперативного інформування громадськості.

7.2. Принципи взаємодії

Під час підготовки інформації всі структурні підрозділи виконавчого апарату Ради, виконавчі органи ради, комунальні підприємства, установи та організацізї дотримуються принципів оперативності, достовірності, взаємоповаги, відповідальності, координації дій та єдиного інформаційного стилю.

Моніторинг та оцінка

8.1. Моніторинг

Моніторинг здійснюється на постійній основі відповідальним за комунікацію із залученням структурних підрозділів, виконавчих органів, комунальних підприємств, установ та організацій у межах їх компетенції.

Моніторингу підлягають:

• своєчасність підготовки та оприлюднення офіційної інформації;
• виконання вимог цього Порядку;
• активність використання офіційних каналів комунікації;
• якість взаємодії зі структурними підрозділами та іншими суб'єктами комунікації;
• інформаційне висвітлення діяльності Носівської міської ради та її виконавчих органів;
• звернення громадян, запити засобів масової інформації та результати їх опрацювання;
• ефективність комунікації під час кризових ситуацій.

8.2. Оцінка ефективності

Оцінка реалізації комунікаційної політики здійснюється з урахуванням таких критеріїв:повнота та актуальність офіційної інформації;

• оперативність її поширення;
• відповідність інформаційних матеріалів вимогам законодавства та цього Порядку;
• доступність інформації для різних цільових аудиторій;
• рівень взаємодії із громадськістю, засобами масової інформації та партнерами;
• рівень дотримання єдиного стилю офіційних комунікацій.

8.3. Результати моніторингу

За результатами моніторингу відповідальний за комунікацію може готувати пропозиції щодо:

• удосконалення внутрішніх і зовнішніх комунікацій;
• оновлення інформаційних матеріалів та комунікаційних інструментів;
• підвищення кваліфікації посадових осіб у сфері комунікацій;
• внесення змін до цього Порядку.

У разі виявлення системних недоліків або нових викликів можуть переглядатися підходи до здійснення комунікаційної діяльності, механізми взаємодії між структурними підрозділами та порядок використання офіційних каналів комунікації.

Керуючий справами

виконавчого комітету                                                         Ірина ОСТРЕНСЬКА